Die Personalauswahl: Was ist das?

Die Personalauswahl ist das „Casting“ des Unternehmens, bei dem es darum geht, aus einem Pool von Bewerbern den perfekten Kandidaten zu finden – quasi den Superstar für die ausgeschriebene Stelle. Ähnlich wie bei einem Talentscouting für ein Sportteam oder eine Band geht es darum, denjenigen zu wählen, der die Anforderungen am besten erfüllt und gleichzeitig ins Team passt. Denn, Hand aufs Herz: Was nützt einem der beste Einzelspieler, wenn er nicht mit den anderen harmoniert?

Ziel der Personalauswahl

Das Hauptziel der Personalauswahl ist es, aus einer Vielzahl von Bewerbungen den am besten geeigneten Kandidaten zu finden, der nicht nur die fachlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch in die Unternehmenskultur passt. Es geht darum, eine Person zu finden, die sowohl in der Lage ist, die geforderten Aufgaben zu erledigen, als auch langfristig einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Zu den Anforderungen, die in der Stellenausschreibung festgelegt werden, gehören nicht nur die fachlichen Qualifikationen wie Kenntnisse und Fähigkeiten, sondern auch weiche Faktoren wie Teamfähigkeit, Kommunikationsgeschick und Belastbarkeit. Die Kunst der Personalauswahl ist es also, all diese Eigenschaften zu bewerten und am Ende den „perfekten Fit“ zu finden was manchmal genauso schwer ist wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

Unterlagen, die zur Beurteilung verwendet werden können

Bevor es zum persönlichen Kennenlernen im Bewerbungsgespräch kommt, gibt es eine Reihe von Unterlagen, die die Personalabteilung nutzen kann, um die ersten Eindrücke zu gewinnen und die Bewerber zu bewerten:

• Bewerbungsschreiben:
  • Der erste Eindruck zählt – und oft zeigt sich hier schon, wie gut der Bewerber sich mit dem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle auseinandergesetzt hat.
• Schulzeugnisse und Zertifikate:
  • Was hat der Bewerber bisher in seiner Karriere erreicht? Was kann er „auf dem Papier“?
• Lebenslauf:
  • Ein Blick auf den Werdegang gibt Aufschluss darüber, wie sich der Bewerber in der Vergangenheit entwickelt hat und welche Erfahrungen er mitbringt.
• Arbeitszeugnisse:
  • Diese sind Gold wert! Sie geben einen Einblick in die Arbeitsweise des Bewerbers und wie er von seinen früheren Arbeitgebern bewertet wurde.
• Eignungstests:
  • Sie helfen, das theoretische Wissen des Bewerbers auf die Probe zu stellen und eine objektive Grundlage für die Auswahl zu bieten.
• Referenzen und Auskünfte:
  • Früheren Arbeitgebern oder anderen Quellen zufolge kann der Bewerber als Person und als Mitarbeiter beurteilt werden.
• Notizen aus dem Vorstellungsgespräch:
  • Hier wird es spannend, denn der persönliche Eindruck aus dem Gespräch spielt eine entscheidende Rolle.
• Ärztliche Untersuchungsergebnisse:
  • In einigen Branchen oder für bestimmte Positionen (z.B. Berufskraftfahrer) sind gesundheitliche Untersuchungen erforderlich, um sicherzustellen, dass der Bewerber fit für den Job ist.

Instrumente der Personalauswahl

Nachdem die Unterlagen durchgesehen wurden, geht es an die eingehende Beurteilung der verbleibenden Bewerber. Hier gibt es verschiedene Instrumente, die helfen, die „Besten der Besten“ auszuwählen:

• Das Vorstellungsgespräch:
  • Der Klassiker unter den Auswahlverfahren. Hier treffen Bewerber und Personalabteilung aufeinander, um sich kennenzulernen. Der Bewerber bekommt einen ersten Eindruck vom Unternehmen, und der Arbeitgeber kann die Persönlichkeit und Fähigkeiten des Bewerbers näher unter die Lupe nehmen. Ein gutes Gespräch ist wie ein erstes Date: Es geht nicht nur darum, die Fakten zu prüfen, sondern auch, ob die Chemie stimmt.
• Eignungstests:
  • Diese Tests helfen dabei, objektive Kriterien für die Beurteilung zu liefern. Sie messen etwa Fachwissen, Problemlösungsfähigkeiten oder auch Reaktionsgeschwindigkeit – quasi das „Intelligenz- und Fitnessstudio“ für den Bewerber.
• Gruppengespräche:
  • Hier zeigt sich, wie der Bewerber in einer Gruppe agiert. Kann er sich gut ausdrücken, ist er ein Teamplayer oder eher der Einzelgänger? Und wie steht es um seine sozialen Kompetenzen? Bei Gruppengesprächen fließt oft mehr Persönlichkeit ein als bei einem Einzeldialog.
• Assessment-Center:
  • Die anspruchsvollste Form der Personalauswahl – es ist fast wie eine Miniaturausgabe der Arbeitswelt. Hier müssen die Bewerber praxisorientierte Aufgaben lösen, die verschiedene Skills auf die Probe stellen. Sie arbeiten in Gruppen, bearbeiten Einzelaufgaben und müssen unter Zeitdruck zeigen, was sie draufhaben. Wenn du ein Assessment-Center überstehst, bist du auf jeden Fall nicht nur fachlich fit, sondern auch mental und sozial belastbar.

Wie wird aus einem Bewerber ein Mitarbeiter?

Sobald der richtige Kandidat gefunden ist, steht dem Beginn einer hoffentlich erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg. Der Bewerber wird zum Mitarbeiter und zwar durch den Abschluss eines Arbeitsvertrages. Dieser Vertrag bildet die rechtliche Grundlage für das Arbeitsverhältnis und sollte alle wesentlichen Punkte enthalten:

• Name und Anschrift des Arbeitnehmers und Arbeitgebers
• Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses (bei befristeten Verträgen)
• Arbeitsort und mögliche Reisen
• Gehaltsangaben und andere Vergütungsbestandteile
• Arbeitszeiten und Pausenregelungen
• Urlaubsanspruch und Regelungen zu Arbeitszeiten
• Kündigungsfristen und Verfahren
• Beschreibung der Tätigkeit: Was genau sind die Aufgaben des neuen Mitarbeiters?

Obwohl Arbeitsverträge grundsätzlich auch mündlich geschlossen werden können, ist es aus rechtlichen Gründen immer ratsam, einen schriftlichen Vertrag zu haben. Übrigens: Auch wenn kein Gesetz eine schriftliche Form vorschreibt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses spätestens nach einem Monat schriftlich festzuhalten.

Was versteht man unter einer Personalakte?

Jeder Mitarbeiter hat eine Personalakte – eine Art „biografisches Kompendium“ innerhalb des Unternehmens. Sie enthält alle relevanten Informationen zum Beschäftigungsverhältnis. Das umfasst:

• Persönliche Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Bankverbindung
• Steuer- und Versicherungsunterlagen
• Der Arbeitsvertrag und wichtige Änderungen
• Zeugnisse und Beurteilungen
• Fehlzeiten, Abmahnungen und Urlaubsansprüche

Personalakten müssen natürlich vertraulich behandelt werden. Sie dienen nicht nur als Nachweis für den Arbeitgeber, sondern auch zur Dokumentation für spätere rechtliche Belange oder bei einer etwaigen Änderung des Arbeitsverhältnisses.