Personalbeschaffung: Was ist das?

Stell dir vor, du bist der Gastgeber einer riesigen Party und hast festgestellt, dass du noch einige Gäste brauchst, damit die Stimmung richtig steigt. Aber wie findest du die perfekten Partygäste? Das ist die Aufgabe der Personalbeschaffung in einem Unternehmen: Sie sorgt dafür, dass genau die richtigen „Gäste“ (aka Mitarbeiter) zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Wenn ein Unternehmen wächst, neue Projekte anstehen oder einfach frischer Wind gebraucht wird, muss die Personalabteilung den „Netto-Personalbedarf“ decken – und zwar so, dass das Unternehmen weiterhin erfolgreich funktioniert. Doch wie findet man die passenden Mitarbeiter? Hier gibt es eine Menge Wege und Methoden, die zur Auswahl stehen. Kurz gesagt: Personalbeschaffung ist wie das Organisieren der besten Party – nur dass die Gäste langfristig bleiben und richtig anpacken!

Was ist Personalbeschaffung und warum ist sie so wichtig?

Die Personalbeschaffung hat eine zentrale Aufgabe: Sie sorgt dafür, dass alle Stellen, die im Unternehmen benötigt werden, besetzt sind. Dabei geht es nicht nur darum, die richtigen Mitarbeiter zu finden, sondern auch darum, den richtigen Zeitpunkt zu wählen. Man unterscheidet hier zwischen kurzfristigem und langfristigem Personalbedarf, sowie zwischen interner und externer Personalbeschaffung.

Das Ziel der Personalbeschaffung ist es, den festgestellten Personalbedarf zu decken – egal, ob es darum geht, die Urlaubsvertretung für den Vertrieb kurzfristig zu regeln oder langfristig eine neue Führungskraft zu finden, die das Unternehmen in die Zukunft führt. Der Prozess sorgt also dafür, dass das Unternehmen nicht nur auf kurzfristige Bedürfnisse reagiert, sondern auch langfristig gut aufgestellt bleibt.

Wie läuft die interne Personalbeschaffung?

Die interne Personalbeschaffung funktioniert wie das Umstrukturieren einer gut funktionierenden Band: Du greifst auf bereits vorhandene Talente zurück, statt von außen neue Musiker zu engagieren. Hierbei wird auf Mitarbeiter aus den eigenen Reihen zurückgegriffen, um offene Stellen zu besetzen.

Die wichtigsten Methoden der internen Personalbeschaffung sind:

• Interne Stellenausschreibungen:
  • Ein Unternehmen veröffentlicht freie Stellen nur innerhalb des Unternehmens, damit sich interessierte Mitarbeiter auf die Position bewerben können.
• Beförderungen:
  • Mitarbeiter, die sich bewährt haben, werden in höhere Positionen befördert – eine Win-win-Situation, denn die Mitarbeiter sind motiviert, das Unternehmen kann auf bereits vertraute Kräfte zurückgreifen.
• Aus- und Weiterbildung:
  • Wenn eine bestimmte Qualifikation fehlt, wird der Mitarbeiter durch Schulungen und Weiterbildungen fit gemacht, um die neue Aufgabe zu übernehmen.
• Versetzungen:
  • Statt neue Mitarbeiter zu suchen, kann auch eine Versetzung eines bestehenden Mitarbeiters in eine andere Abteilung erfolgen.

Die Vor- und Nachteile der internen Personalbeschaffung

Wie bei jeder guten Sache gibt es auch hier zwei Seiten der Medaille:

Vorteile:

• Schnelle Besetzung der Stellen:
  • Ein Mitarbeiter kennt bereits die Abläufe im Unternehmen – die Einarbeitung geht schneller.
• Geringeres Risiko:
  • Die Qualifikationen und die Arbeitsweise des Mitarbeiters sind bekannt.
• Motivation durch Aufstiegschancen:
  • Mitarbeiter sehen, dass sie sich im Unternehmen weiterentwickeln können, was die Loyalität stärkt.

Nachteile:

• Kein frischer Wind:
  • Manchmal fehlt es an neuen Ideen, wenn immer wieder die gleichen Personen befördert oder versetzt werden.
• Betriebsblindheit:
  • Wer schon lange im Unternehmen ist, kann sich manchmal in den alten Wegen festfahren und nicht offen für Veränderungen sein.
• Demotivation bei abgelehnten Bewerbungen:
  • Mitarbeiter, die sich intern bewerben und abgelehnt werden, könnten demotiviert sein.
• Möglicher Rückgang der Leistungsbereitschaft:
  • Ein Mitarbeiter, der schon viele Jahre im Unternehmen ist, könnte weniger motiviert sein, als jemand, der neu und voller Tatendrang ist.

Wie läuft die externe Personalbeschaffung?

Externe Personalbeschaffung bedeutet, neue Mitarbeiter von außerhalb des Unternehmens zu rekrutieren. Hier geht es darum, frischen Wind ins Unternehmen zu bringen, neue Perspektiven zu gewinnen und das Team mit neuen Qualifikationen zu bereichern. Die wichtigsten Methoden sind:

• Agentur für Arbeit:
  • Eine der klassischsten Varianten, bei der das Unternehmen Stellenangebote bei der Agentur für Arbeit platziert.
• Personalvermittlung:
  • Personalberater, die aktiv nach passenden Kandidaten suchen, um Unternehmen mit den richtigen Mitarbeitern zusammenzubringen.
• Stellenanzeigen:
• Hierbei werden freie Positionen in Zeitungen, auf Jobportalen oder sozialen Netzwerken ausgeschrieben.
• Head Hunter:
  • Diese „Kopfjäger“ sind Experten darin, die besten Talente für eine bestimmte Position zu finden – sie gehen oft proaktiv auf hochqualifizierte Kandidaten zu.

Vorteile:

Die Vor- und Nachteile der externen Personalbeschaffung

• Größere Auswahl an Kandidaten:
  • Es wird aus einem größeren Pool von Bewerbungen ausgewählt.
• Betriebsblindheit verhindern:
  • Neue Mitarbeiter bringen frische Ideen und Perspektiven.
• Höhere Leistungsbereitschaft:
  • Externe Bewerber sind oft hochmotiviert, sich zu beweisen.
• Neue Qualifikationen:
  • Externe Mitarbeiter können mit neuen Fähigkeiten und Kenntnissen ins Unternehmen kommen.

Nachteile:

• Mangelnde Motivation wegen fehlender Aufstiegsmöglichkeiten:
  • Wer von außen kommt, sieht in der Regel keinen direkten Aufstieg im Unternehmen und könnte die Motivation verlieren.
• Fehlbildungsrisiko:
  • Bei externen Bewerbungen kann es schwerer sein, sicherzustellen, dass die Person wirklich zum Unternehmen und zur Kultur passt.
• Hohe Kosten:
  • Vor allem die Personalvermittlung und Head Hunter sind nicht gerade billig.
• Lange Einarbeitungsphase:
  • Neue Mitarbeiter müssen erst das Unternehmen und die Prozesse kennenlernen, was Zeit und Ressourcen kostet.

Wie kann kurzfristiger Personalbedarf gedeckt werden?

Manchmal ist der Bedarf an neuen Mitarbeitern sehr kurzfristig, etwa bei plötzlichem Krankheitsausfall oder einem unerwartet hohen Auftragsvolumen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Überstunden der Mitarbeiter:
  • Wenn es eng wird, können Überstunden eine schnelle Lösung sein diese gehen jedoch meist auf Kosten der Mitarbeiterzufriedenheit.
• Aufschub des Urlaubs:
  • Ein Mitarbeiter, der gerade in den Urlaub fahren wollte, könnte auch darum gebeten werden, seinen Urlaub zu verschieben, um temporär auszuhelfen.
• Externe Personalbeschaffung (Zeitarbeit):
  • Ein klassischer „Notnagel“ bei akutem Personalbedarf, Zeitarbeiter springen kurzfristig ein und decken den Bedarf.
• Externe Personalbeschaffung (Personalleasing):
  • Hier wird der Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit von einem externen Unternehmen „geliehen“.